Over mutatie sheet(s) koppelen
Wat is koppelen aan Celery
Binnen Celery is het mogelijk om variabele mutaties die elke maand terug komen op een snelle manier in de periodieke of extra run te uploaden. Denk hierbij aan de uren van (oproep)medewerkers, overwerk, ziek uren, eenmalige bonus en dergelijk. Om dit te kunnen doen, moet Celery weten welke data in uw excel sheet op welke looncode moet komen. Dit is het koppelen voor een import sheet. Dat is in principe eenmalig, maar kunt u naar keuze ook elke maand doen.
Aanmaken importsheet
Wellicht heeft u zelf al een sheet die u periodiek gebruikt, of komt er een bestand uit uw tijdsregistratie systeem. Die kunt u te allen tijden gebruiken wanneer er in de eerste kolom het personeelsnummer staat vermeld en de soort mutatie per medewerker niet vaker dan 1x voorkomt. Dit betekent dat een bestand uit uw tijdsregistratie systeem totalen moet aanleveren per te verwerken periode.
Bij het koppelen kunt u een kolom maar aan 1 looncode koppelen en een looncode kan maar 1x gekozen worden. Maak dus zoveel kolommen als u looncodes wilt gebruiken en voeg niets samen in 1 kolom.
Ga naar tabblad werkgever en daarna door naar tabblad koppelingen
Kies nu voor het Celery import sjabloon, dit gaat u zo aanpassen aan uw eigen wensen.
Wat meer naar onder ziet u deze regel staan, kies dan voor het sjabloon downloaden.
Het sjabloon wordt op uw scherm links onder weergegeven. Van hieruit kunt u het openen door erop te klikken.
Verwijder alle kolommen vanaf kolom B (alleen kolom A en B laten staan). U heeft nu een sheet met uitsluitend de personeelsnummers en de naam van de medewerkers.
U kunt onbeperkt aantal kolommen gaan benoemen met de mutaties die u standaard gebruikt. bijvoorbeeld uren, overwerk 150%, overwerk 200%, ziek 80%, ziek 100%, vergoeding declaratie. Zet de kolommen in de volgorde die voor u fijn werkt. Later kan deze volgorde vooralsnog niet worden gewijzigd zonder de koppeling opnieuw aan te maken.
Sla deze sheet op als sjabloon waarvan u steeds weer gebruik kunt maken.
Vullen importsheet
Maak een kopie van het importsjabloon en geef deze een naam, bijvoorbeeld de periode en het jaar
Gedurende de periode krijgt u allerhande mutaties. Wanneer deze niet in het importsjabloon staan kunt u deze als nieuwe kolom aan het einde toevoegen of met de hand in de variabele mutaties zetten
Aan het eind van de maand maakt u een totaal telling onder de kolommen.
Importeer de importsheet bijv. in Celery op de 1e van de maand waarop deze mutaties worden verwerkt. Hoe u dit kunt doen leest u in onze oplossing hoe zet ik iets in tabblad documenten.
Koppelen importsheet
Ga naar tabblad werkgever en vervolgens naar koppelingen
Kies voor import sjabloon aanmaken
Hier kunt u binnen stap 1 uw eigen excel of csv bestand kiezen of de importsheet die u heeft aangemaakt volgens bovenstaande informatie. Wanneer u het bestand heeft gekozen, klikt u op openen.
Nu gaat stap 2 in: het controleren van uw bestand of het geschikt is om te kunnen importeren.
In stap 3 kunt u de manier van importeren kiezen. In ons voorbeeld dat wij hierboven hebben gebruikt, kiezen we nu voor de horizontale versie door op de groene knop Horizontaal bestand te drukken.
Nu komen we bij de belangrijke stap 4: het koppelen van kolommen aan de juiste looncodes.
U kunt nu uw kolommen gaan koppelen aan de juiste looncodes. U kunt elke kolom maar aan 1 looncode koppelen en een looncode kan maar 1x gekozen worden. Let op: de allereerste kolom betreft het personeelsnummer in Celery.
Druk op volgende en geef uw sjabloon een naam. Dit kan bijvoorbeeld de naam Mutaties zijn. Het lijkt niet handig het sjabloon de naam van de maand/jaar te geven omdat deze naam straks te zien is bij het importeren van de mutaties.
Nadat u op opslaan heet gedrukt, is uw sjabloon klaar voor gebruik en kunt u de periodieke mutaties gaan inlezen. Dit staat voor u beschreven in onze uitleg hoe kan ik mutaties importeren.