Waarom wordt mijn VZL niet geaccepteerd?

De VZL (digitale verzamelloonstaat) is het bestand dat u naar de Belastingdienst stuurt. Krijgt u een foutmelding bij het uploaden? Dan is een van de onderstaande oorzaken waarschijnlijk de reden.

Oorzaak 1: U heeft het CSV-bestand geopend vóór het uploaden

Dit is de meest voorkomende fout. Zodra u een CSV-bestand opent — bijvoorbeeld door erop te dubbelklikken — wordt het bestand automatisch aangepast. De Belastingdienst weigert het daarna.

Wat doet u?

1. Ga terug naar Celery en genereer het bestand opnieuw
2. Upload het bestand meteen — zonder het eerst te openen
3. Klaar. Het uploaden zou nu moeten lukken

Oorzaak 2: Er ontbreekt een CRIB-nummer

Elke werknemer én de werkgever moeten een CRIB-nummer hebben. Een CRIB-nummer is een fiscaal identificatienummer dat in het Caribisch gebied wordt gebruikt. Ontbreekt er één? Dan wordt het bestand geweigerd.

Wat doet u? (voorbeeld voor Curaçao)

1. Ga naar Rapporten > C43 - Ontbrekende info
2. Bekijk welke werknemers geen CRIB-nummer hebben
3. Voeg de ontbrekende CRIB-nummers toe
4. Genereer de VZL opnieuw

Oorzaak 3: Er staan negatieve bedragen in de VZL

Het systeem van de Belastingdienst accepteert geen negatieve totalen. Staat er een totaal onder nul? Dan wordt het bestand afgewezen.

Wat doet u?

1. Controleer de totalen in de VZL vóór het exporteren
2. Corrigeer de negatieve bedragen in de betreffende loonruns
3. Genereer de VZL opnieuw

Oorzaak 4: U heeft het bestand bewerkt in Excel

Excel past de structuur van het bestand achter de schermen aan. Daardoor raakt het bestand beschadigd en weigert de Belastingdienst het.

Wat doet u?

• Moet u toch iets aanpassen? Gebruik dan alleen Notepad — niet Excel
• Nog beter: genereer een nieuw bestand vanuit Celery en sla het bewerken over

De juiste stappen om uw VZL in te dienen

Volg deze stappen op volgorde om problemen te voorkomen:

1. Ga naar Rapporten > C43 - Ontbrekende info en controleer op ontbrekende CRIB-nummers
2. Voeg ontbrekende CRIB-nummers toe
3. Zorg dat alle totalen positief zijn — geen negatieve bedragen
4. Ga naar Rapporten > Jaarlijkse rapporten > Rapport 13
5. Selecteer het juiste jaar en klik op Toepassen
6. Klik op Exporteren > CSV voor Belastingdienst
7. Upload het bestand direct naar de Belastingdienst — open het niet eerst