Begin met Celery Payroll in minder dan 7 stappen

  • Gewijzigd op: Vr, 26 Jan, 2018 at 3:08 PM

In principe is het een kwestie van Celery account aanmaken en daarna werkgevers en werknemers aanmaken. Daar kan echter veel tijd in gaan zitten indien u deze acties handmatig gaat uitvoeren. Doordat Celery de mogelijkheid geeft om zowel werkgevers als werknemers te importeren uit Excel en CSV-bestanden of uit Payroll4 en Payroll Pro softwaredata, kan deze tijdrovende klus in Celery tot enkele minuten teruggebracht worden.

De te nemen stappen zijn als volgt:

  1. Maak een gratis Celery trial account aan via onze website;
  2. Upgrade deze account in een normaal betaald account;
  3. Maak een werkgever aan 
    1. Importeer werkgeverdata aan de hand van een Excel of CSV-file;
  4. Maak werknemers aan 
    1. Importeer de werknemerdata aan de hand van een Excel of CSV-file;
    2. Importeer de werknemerdata uit een Payroll4 of Qwanto! back-up;
    3. Importeer de werknemerdata uit Payroll Pro classic data;
    4. Importeer de werknemerdata uit een Payroll Pro Ultra back-up;
  5. Controleer per werknemer of alle data correct is geïmporteerd en/of vul ontbrekende informatie aan;
  6. Genereer een proefrun in Celery en vergelijk de Celery loonberekeningen met de huidige loonstroken en
  7. Optioneel: pas het Celery grootboekrekeningschema aan naar uw eigen rekeningschema.

 

1) Maak een gratis Celery trial account aan via onze website

Ga naar www.celerypayroll.com en open een gratis trial account aan door op de Homepage het invullen van uw e-mailadres en uw bedrijfsnaam, en klik op ‘Start direct’.

De ingetoetste Bedrijfsnaam wordt overigens tevens uw URL. Het is dus aan te raden een korte naam of zelfs alleen maar een afkorting in te toetsen. Overigens kunt u naderhand altijd nog de URL en accountnaam aanpassen in Celery in ‘Account/Account informatie/Wijzigen’.

Na op ‘Start direct’ geklikt te hebben, komt u in een scherm “Welkom bij Celery” waarin wat meer persoonlijke informatie wort opgevraagd en waarin u tevens uw wachtwoord registreert. Celery controleert op zwakke en sterke wachtwoorden. Mocht u er niet in slagen een sterk wachtwoord te kiezen, dan is het aan te raden een “spatie” op te nemen in uw wachtwoord. Een “spatie” maakt in veel gevallen van een zwak wachtwoord, een sterk(er) wachtwoord.

Door op ‘Verder’ te klikken bevestigt u akkoord te gaan met onze Handelsvoorwaarden en in het volgende scherm krijgt u de keuze:

  1. Maak een demo werkgever aan gevuld met enkele werknemers of
  2. Creëer een leeg account en vul deze later met uw eigen werkgever- en werknemer gegevens.

Indien u voor demo werkgever kiest, dient u een belastingland uit te kiezen. Daarna vult de payroll zich vanzelf. Indien u geen behoefte heeft aan een demo werkgever kiest u voor leeg account waarna u zelf een werkgever en werknemers dient aan te maken.

Mocht u voor demo werkgever gekozen hebben, maar toch ook zelf een payroll willen aanmaken dan kunt u onder Werkgever kiezen ‘Werkgever toevoegen’ en zelf een werkgever en daarna werknemers aanmaken.

In uw mailbox ontvangt u een bevestiging dat uw trial account is aangemaakt met relevante accountinformatie en de URL van uw Celery account. Bewaar deze e-mail goed.

In deze trial account kunt u 30 dagen lang gratis Celery testen en maximaal 2 pay runs verwerken. Deze pay runs kunnen overigens heropend en verwijderd worden, waarna u wederom 2 nieuwe pay runs kunt verwerken.


2) Upgrade deze account in een normaal betaald account

Indien Celery u bevalt en u met Celery aan de slag wil gaan zonder de beperkingen van de trial account, dient u in Account uw account te Upgraden met de button ‘Upgrade Account’.

Na het klikken op deze button dient u gegevens voor de facturering in te voeren, en zal Celery een eenmalige setup factuur van USD 15.00 (excl. OB) aanmaken. Per e-mail ontvangt u een link naar uw factuur, welke u online per creditcard of per bankovermaking kunt betalen. Indien u per creditcard betaalt, wordt uw account direct geüpgraded en kunt u direct zonder beperkingen aan de slag. Indien u per bankovermaking betaalt, zal uw account geüpgraded worden zodra uw betaling door ons is verwerkt.


3) Maak een werkgever aan

Een werkgever aanmaken doet u door in Celery op Werkgever te klikken. In Celery zijn velden met labels in het vet verplichte velden. Indien u een streepje onder het label ziet, is een toelichting beschikbaar door met uw muis boven betreffende woord te gaan staan.

3.1) Importeer de werkgevers aan de hand van een Excel of CSV-file

In een keer meerder werkgevers importeren is tevens mogelijk aan de hand van een Excel of CSV-file. Deze optie en een voorbeeld van deze importfiles vindt u in ‘Account/Import & Export/Importeer werkgevers’.


4) Maak werknemers aan

Klik in Celery op ‘Werknemers/Toevoegen’ om een nieuwe werknemer aan te maken. Tijdens het aanmaken van een werknemer wordt gevraagd om een ‘Categorie werknemer’ te kiezen. In elke categorie wordt uitgelegd waarvoor deze categorie bedoeld is.

4.1) Importeer per werkgever de werknemers aan de hand van een Excel of CSV-file

In een keer meerder werknemers importeren is tevens mogelijk aan de hand van een Excel of CSV-file. Deze optie en een voorbeeld van deze importfiles vindt u in ‘Account/Import & Export/Importeer werknemers’.

4.2) Importeer de werknemer data met een Payroll4 of Qwanto! back-up

Maak een back-up van de payroll in Payroll4/Qwanto waarvan u de werknemers wil importeren in Celery. Dit betreft na aanmaken een zip file.

Ga naar ‘Account/Import & Export/Importeer werknemers’, kies voor ‘Payroll4 import’ of 'Qwanto! import' en selecteer het zip bestand met de back-up. Daarna wordt de werknemerdata geïmporteerd in Celery. Ook werknemers die uit dienst zijn worden geïmporteerd met de status ‘uit dienst’ en kunnen om die reden zonder problemen geïmporteerd worden.

4.3) Importeer de werknemer data vanuit Payroll Pro Classic data

Controleer in Payroll Pro het nummer van de werkgever waarvan u de werknemers wil importeren. Selecteer daarna in de qua werkgevernummer corresponderende PRW-folder alle Payroll Pro data (behalve de folder ‘BACKUP’), en maak van deze selectie met een rechtermuisklik en keuze ‘Send to’ een ‘Compressed (zipped) folder’. Er wordt dan een ZIP-bestand aangemaakt.

Ga naar ‘Account/Import & Export/Importeer werknemers’, kies voor ‘Payroll Pro Import’ en selecteer het ZIP-bestand. Daarna wordt de werknemer data geïmporteerd in Celery. Ook werknemers die uit dienst zijn worden geïmporteerd met de status ‘uit dienst’, en kunnen om die reden zonder problemen geïmporteerd worden.

4.4) Importeer de werknemer data uit een Payroll Pro Ultra back-up

Voor de import van werknemers uit Payroll Pro Ultra data hebben we de back-up nodig die u periodiek zelf maakt voordat u de loonlijst afsluit. U dient deze back-up file eerst naar Celery te mailen, dat kan via e-mail (import@celerypayroll.com) of via ‘Wetransfer’ (gratis voor bestanden tot 2GB), zie https://wetransfer.com.

Zodra u het geconverteerde bestand van ons retour heeft ontvangen, gaat u naar ‘Account/Import & Export/Importeer werknemers’, kiest u voor ‘Payroll Pro Ultra Import’ en selecteer u het toegestuurde bestand. Daarna wordt de werknemer data geïmporteerd in Celery. Ook werknemers die uit dienst zijn worden geïmporteerd met de status ‘uit dienst’, en kunnen om die reden zonder problemen geïmporteerd worden.


5) Controleer per werknemer of alle data correct is geïmporteerd en/of vul ontbrekende informatie aan

Celery importeert zoveel mogelijk werknemer data uit de importbestanden, maar het kan voorkomen dat u toch nog bepaalde informatie nog zelf dient aan te passen of in te stellen.

Daarbij dient u bijvoorbeeld aan de volgende informatie -indien van toepassing- te denken:

  • Andere loonbestanddelen anders dan het vaste bruto maand- of uurloon, zoals bijvoorbeeld additionele (on)belaste vergoedingen;
  • Reservering vakantiegeld en reservering 13e maand;
  • Pensioenpremie en vakantiedagen instellingen;
  • Fiscale bijtellingen zoals de bedrijfsauto en -telefoon e.d.;
  • Invoeren diverse inhoudingen zoals leningen en inhoudingen voor andere banken;
  • Bankrekeningnummers invoeren bij inhoudingen voor andere (bank)instellingen;
  • Andere verdelingen dan de standaard verdelingen van de sociale premies over werkgever en werknemer, bijvoorbeeld als de werkgever de volledige sociale premies voor haar rekening neemt (dus ook het werknemersgedeelte);
  • ZV-premie dient per werknemer uitgevinkt te worden als de werknemer niet ZV verzekerd is. Celery past in Curacao en St. Maarten payrolls overigens alleen ZV-premie toe als in de werknemer een werkweek van 5 of 6 werkdagen staat geregistreerd. In Aruba payrolls kunnen ook werknemers die minder dan een 5 of 6 daagse werkweek werken wel ZV verzekerd zijn;
  • Er wordt per werknemer één bankrekeningnummer voor het nettoloon geïmporteerd, indien een werknemer het nettoloon naar meerdere bankrekeningen laat overmaken dient dit alsnog in Celery ingesteld te worden;
  • (Studie)gegevens van kinderen dient ingevoerd en/of geupdated te worden en
  • Fiscale posten zoals Alleenverdieners-, Kinder- en Ouderentoeslag en de Reparatietoeslag en Basiskorting dienen met een vink toegepast te worden indien deze van toepassing zijn, of juist uitgevinkt te worden.


6) Genereer een proefrun in Celery en vergelijk de loonberekeningen met de huidige loonstroken

Bovenstaande informatie dient handmatig aangepast en/of ingevoerd te worden in Celery. Ook de invoer van andere informatie welke hierboven niet genoemd wordt, kan overigens voorkomen. Het dient daarom altijd aanbeveling om werknemer data gronding te controleren en een proefrun te verwerken waarbij u uw huidige loonstroken vergelijkt met de Celery loonstroken.


7) Optioneel: pas het Celery grootboekrekeningschema aan naar uw eigen rekeningschema

Het standaard Celery grootboekrekeningschema bevat meer dan 70 verschillende grootboeknummers. Eigenlijk kunt u dus direct na werknemers aangemaakt te hebben, een payroll verwerken waarna een correcte loonjournaalpost gegenereerd kan worden.

Indien u uw eigen grootboekrekeningschema wenst in te voeren in Celery dan kan dit in Werkgever/Grootboeknummers.

De beste manier om dit te doen is een bestaande Celery grootboekrekening te hernummeren en eventueel te hernoemen. Zodoende blijven de reeds aan de grootboeknummers gekoppelde looncodes namelijk gekoppeld aan het nieuwe grootboeknummer.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.

Contact

Neem gerust contact met ons op voor vragen die u niet terug vindt in deze kennisbank